シカゴにもやっと春がやってきましたね!花が次々と咲き始め、新緑の木々を眺めているとうれしくなります。ながーい冬の後の春の訪れってこんなにも人を幸せにしてくれるのですね!
今月の“アサコ先生にちょっと聞いてみよう!”のコーナーでは毎月読者の方々からたくさんのご質問を受ける中、「マルチタスクとプライオリティー順序」というトピックを取り上げてみました。
読者Mさんからの質問:はじめまして。駐在員としてシカゴ近郊に住み1年が経とうとしています。最近仕事がかなり忙しく、少しストレスを感じています。今までは多少の仕事量が増えてもある程度こなすことが出来ました。ここ数ヶ月間で、仕事の量がとても増え、周囲の社員からも「これをしてくれ、あれをいつまでに終わらせてくれ!」などと、相手はお構いなしに言ってくる始末です。あまりの仕事の量が増えだしたせいなのか、他の社員から仕事の書類などを渡されるだけで、「どうしよう。。。これもすぐにこなさなければいけないのか?「彼らの言っている締切日までに間に合わなかったら。。」などと、不安になり、呼吸が荒くなったり、パニックっぽくなります。「今忙しいから話しかけないで!」と言いたくなるのですが、他の社員からこれも、あれも。。。と自分の時間を今以上に要求されるとどうやってどの仕事を手につけてよいのか迷ってしまうのです。結局は、全部の仕事を一気にこなせずに中途半端になってしまったケースもいくつかあり、そうなると自己嫌悪です。こんなはずじゃないのに。。。と。。。
Mさんと似たような悩みを抱えている人は結構いるのではないでしょうか?沢山の仕事がありすぎてどこから手をつけてよいかわからない。。でも締切日は今すぐ!と言う要求は、私たちを困らせるものだと思うのです。時間は限られていて、でもその中で自分の仕事を最大化できるにはどうすればいいのだろうか?と悩む人は多いのでは?マルチタスクの際に何をしなくてはいけないか?という事を理解してそれを上手にこなす事が出来たらMさんの様に仕事上でのストレスを抱えていても減少されると思うのです。
Mさんの様に他の社員からの要求などがあるのはチームでの仕事だから当たり前であり、尚且つ、失敗ももちろん許されないのです。チームからの仕事であればあるほど、全部が重要なだけでたなく、仕事の依頼が同時に多発的にいろいろと飛び交ってくるものです。そうなると、「周囲には迷惑をかけられない!早く終わらせなくては。。。」と思い全部一気にこなしてしまいたい!と思うものです。全部が重要なので、どこから手をつけて言いかわからない。。。そして、次第に焦り、仕事がこなせないかもという不安に駆られ、パニックってしまうと言う事になってしまいます。
が足りないのか?と言うことですよね。マルチタスクを上手にこなす上で最も必要な事は、全ての仕事に優先順序(プライオリティー(優先)順序)をつけることです。そんなことしていたら、時間がかかって余計時間を取られると思うかもしれません。でも仕事の内容や、重要度も仕事によって異なるものです。全部が全部一番先に終わらせなくてはという事ではないのです。仕事があまりにも多いときは、そう感じるかもしれません。でも目の前にある事を一つひとつ裁いていくことはマルチタスクを上手にこなすスキルの一つといっても過言ではないのです。
もちろん、突発的に緊急の仕事が入ってきたりするでしょう。そんな時にパニックっぽくなったり、不安になったりもしてしまうかもしれません。でも不安を感じる必要はないのです。そういう時だからこそ、焦らずに冷静になる事です。緊急だからこそ、優先になってしまうかもしれません。それだけ優先順序は変化すると言うことです。だからこそ柔軟性を持つ力が必要です。緊急の仕事を今する変わりに、どの仕事を後回しにしてもいいだろうか?と冷静になって見れる力はとても大切です。そんな時だから、時間を割いてでも全ての仕事へのプライオリティー順序をつけることが大事なのです。
優先順序を決める際にどの仕事が「緊急度が高く、重要度が高いか?どれが一番手間がかかるか?」と言うことを見極める事を日頃から癖にしておき、いつでもそれが出来る様にスキルアップをする事は大切です。忙しい中でも複雑で、大変な仕事をこなした時の達成感は言葉では表せないぐらいうれしいものです。忙しい時にマルチタスクが要されることが多いからこそ、その瞬間は一つの事だけに目を向けてこなす事が仕事のミスが少なくなる鍵でもあります。
Mさんの様に、不安になったり、呼吸が荒くなったり、パニックっぽくなったりする場合は、まずは数分間でもよいのでその場から離れ人のいない所に移る、又は自分のオフィスで目を瞑り深呼吸を5−6回する事もよいでしょう。深呼吸をする際に悩んでいる事などは一切考えずに、息を吸い、そして吐く事だけに集中する事です。パニックっぽくなる時は特に頭をすっきりさせる事は大切です。又は、「どうしよう、どうしよう。。。」と不安な自分の言葉で自分を焦らせずに、「一つ一つこなしていく様に、まずは仕事上のプライオリティーリストを作ってみよう。。。そうする事の方が効率がよい」と自分にきちんと言い聞かせる事です。
プライオリティー順序を決めて仕事に立ち向かう事で、自分自身が今以上に無理をする事は無くなります。そして無駄な時間を使う事もなくなるのです。そうする事で、ミスもなくなるものです。Mさんも毎日焦る事なく、冷静に柔軟性を持ちどの仕事をまずはこなさなくてはいけないかな?と見れる力、そして実際にそれをこなす事で仕事へのストレスも少なくなり、だいぶ楽に感じるのではないでしょうか?
これからもどんどんとご質問・ご希望などをお気軽にお寄せください。
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マインドフルプロフェッショナルカウンセリング
保市麻子